Rapat Singkat Padat Tepat

Oleh : Hafiiz Y

Apa sih rapat efektif itu?
Ya maksudnya rapat yang ada hasilnya. Sesuai dengan tujuan, ada hasil yang dicapai. Syaratnya satu. Harus ada tujuan. Ini di bold ya. Sejak awal banget kudu nentuin tujuan rapat.
Misal, rapat koordinasi antar divisi. Tujuan supaya ada satu pemahaman alur kerja. Hasil rapat adalah kesepakatan semua divisi dan follow up-nya berupa surat atau keputusan pelaksanaan alur kerja yang telah disepakati.

Nah, tujuan rapat ini diterjemahkan dalam agenda rapat. Tiap orang yang hadir harus jelas kontribusinya dalam pengambilan keputusan rapat. Gini, tujuan rapat yang ngundang banyak orang itu untuk mendapatkan informasi sebanyak mungkin. Karena dari informasi tadi akan digunakan untuk mengambil keputusan. Berarti peserta rapat kudu memberikan informasi sesuai kompetensinya.

Dari sisi panitia/pengundang rapat, dalam undangan harus dicantumkan jelas maksud dan tujuan rapat. Supaya nanti yang mengahadiri undangan juga orang yang tepat.
Dari sisi penerima undangan, perlu perhatian juga. Apa saya orang yang tepat untuk hadir? Apa ada orang/divisi lain yang lebih pas untuk rapat ini?

Trus waktu dan tempat. Ini perlu dipikirkan juga, jangan Cuma waktu dan tempat kami persilakan
Kalo rapat dengan topik berat, sebaiknya jangan setelah makan siang. Karena ngantuk dan level kesegaran pikiran udah menurun. Jiwanya juga sudah lelah. Rapat strategis idealnya pagi hari. Setelah sarapan enak dan tidur di kasur nyaman.
Lalu tempat. Ini jelas sih, tempat yang sekiranya peserta tidak kesulitan mengakses. Supaya tetap fresh sampai lokasi.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

ERROR: si-captcha.php plugin: GD image support not detected in PHP!

Contact your web host and ask them to enable GD image support for PHP.

ERROR: si-captcha.php plugin: imagepng function not detected in PHP!

Contact your web host and ask them to enable imagepng for PHP.

Archives
Categories